Office assistant NL/FR

Functie

• Administratieve ondersteuning bieden aan de managing director
• Opvolgen van betalingen.
• Beheer van social media kanalen.
• Voorbereiden van presentaties, memo's, notities, brieven, etc.
• Facturen controleren en registreren, budgettering en andere financiële behoeften ondersteunen waar nodig
• Ondersteuning bieden bij de organisatie van vergaderingen en evenementen
• Administratieve ondersteuning bieden aan alle divisies en functies in het kantoor in Maasmechelen
• Telefoon- en e-mailverkeer afhandelen
• Ondersteuning van HR-diensten en personeelsgerelateerde zaken waar nodig
• Algemene administratieve ondersteuning wanneer nodig
• Coördineren van kantooractiviteiten en -werkzaamheden om efficiëntie en naleving te garanderen:
• Bezoekers verwelkomen en waar nodig hulp bieden
• Openen, sorteren en distribueren van post en andere correspondentie naar de juiste persoon
• Leveranciers beheren, voorraad bijhouden van kantoorbenodigdheden en waar nodig bestellingen plaatsen
• Beheer faciliteiten (onderhoud, schoonmaakdiensten, enz.)
• Administratieve ondersteuning voor de vloot
• Organisatorische ondersteuning bij het in- en uitstappen van medewerkers

• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Kopieerwerk verrichten
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren

Aanbod

Je werkt bij voorkeur 5 dagen per week.

1 dag thuiswerk is bespreekbaar.

Geen weekendwerk.

Solliciteren

Nele
0479081341
nele@abduinvest.be